Digitaal beheer en Preservation

Uit NORA Online
Ga naar: navigatie, zoeken

Inhoud

Wat is digitaal beheer?

Een aanzienlijke hoeveelheid informatieobjecten wordt lang bewaard aangezien de bruikbaarheid hoog is en de 20 jaar overbrengingstermijn voor overheidsinformatie is daarmee nog maar een formele scheidslijn maar logisch en technisch is deze scheidslijn niet meer bepalend voor de duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.. Zeker niet in het licht van Open data.

Om duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. te realiseren, is systematisch beheer en planning van de bewaring van digitale objecten noodzakelijk. Dat vereist informatie over die objecten, methoden om ze in stand te houden en hulpmiddelen in de vorm van ondersteunende software voor planning en software voor conversie en migratie. Voor het beheer zijn continue procedures en controles nodig, op:

  • Bestandsformaten, kanalen, media;
  • kwaliteitscontrole van informatie objecten en –systemen;
  • permanente risico analyse;
  • back-up kopieën en hun revisies;
  • beveiliging, toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.;

Alle beheerhandelingen in het kader van de duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. dienen gecontroleerd plaats te vinden en gedocumenteerd te worden.

Waarom is preservation van belang?

De snelle ontwikkeling en verspreiding van verschillende soorten hardware, wijzen van digitale codering, besturingssystemen en algemene of gespecialiseerde software, zorgen ervoor dat veroudering van de techniek een probleem is. Nieuwe versies van software en hardware volgen elkaar snel op. Media voor digitale opslag vertonen in de tijd spontaan verval. Opslagformaten veranderen. Dit alles vormt bedreigingen voor de toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is..

Maatregelen om deze bedreigingen het hoofd te bieden kunnen niet meer gesitueerd worden aan het einde van het werkproces. De keuze van techniek, inrichting, kenmerken (metadata) zijn voorwaardelijk voor de duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is..

Er zijn verschillende manieren om digitale informatie door de tijd te bewaren en te beheren. Welke methode het meest geschikt is, hangt af van de soort informatie die moet worden bewaard, de bewaartermijn en de kosten. De belangrijkste bewaringsmethoden zijn: technologiebehoud, omzetten naar open standaardformaten (PDF-A en/of XML), migratie en emulatie.

Technologiebehoud

Zonder andere maatregelen leidt informatiebehoud tot de inrichting van een computermuseum: het zo lang mogelijk operationeel houden van oude soft- en eventueel hardware. Dat museum wordt op verschillende plaatsen in de wereld onderhouden. Een andere vorm van technologiebehoud is de software repository. Een plaats waar oude software om niet wordt beheerd en beschikbaar gesteld. Onder de vlag van UNESCO en de NCDD wordt dit uitgangspunt onderzocht. Tot slot bieden een aantal systemen reeds een viewer die een informatie object zichtbaar kan maken. In record management en eDepot software zijn soms standaard, collecties van viewers opgenomen, die gebruikers in staat stellen om vele bestandsformaten leesbaar te houden.

Omzetten naar open standaarden

Duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. van een informatieobject is makkelijker als informatie over de eigenschappen bekend en vrijelijk beschikbaar zijn, zoals PDF-A en XML. Gebruik van deze standaarden vermindert de afhankelijkheid van (software)leveranciers, die uit commercieel belang niet snel geneigd zullen zijn om informatie te geven over opslagformaten en bovendien regelmatig met nieuwe versies komen. Het is dus raadzaam om bij de inrichting van processen of proces redesign reeds te kiezen voor open standaarden. De Archiefregeling zegt dat: ”Uiterlijk bij overbrenging dienen digitale archiefbescheiden te worden opgeslagen in een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat, dat voldoet aan een open standaard”. Het Nationaal Archief heeft in haar preservation policy daar een voorbehoud bij geplaatst nl. Indien vlak voor overbrenging informatie moet worden omgezet naar een open standaard/formaat is het raadzaam om hierover vooraf advies te vragen aan het NA aangezien er bij deze omzetting ongewenst informatieverlies kan optreden. Indien de archiefvormer voor de keuze staat om een procesapplicatie aan te schaffen en in te richten is het raadzaam om een risicoanalyse uit te voeren: welk proces ondersteunt deze toepassing, welke informatie wordt daarbij gevormd, ontvangen en (her)gebruikt, welke functionaliteit moet behouden blijven in de toekomst (doel van informatie), welk maatschappelijk belang dient deze informatie en welke mate van duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is. past daarbij? Op basis van deze risicoanalyse kan dan een keuze voor een open of gesloten formaat worden gemaakt.

Migratie

Migratie is de overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform. Dit betekent dat de archiefbescheiden in een nieuwe omgeving terechtkomen, die de functionaliteit (vorm en structuur) ervan kan beïnvloeden. Migratie vindt ook plaats indien een bestaande applicatie wordt vervangen door een nieuw ontworpen applicatie. Meestal gaat dit gepaard met een nieuw platform. Migratie is dus niet alleen een verhuizing van apparatuur en besturingsprogrammatuur, maar kan ook de vervanging van een applicatie of computersysteem betreffen. Bij migratie kan gegevensverlies optreden en het dient dan ook zorgvuldig en gecontroleerd plaats te vinden.

Emulatie

Emulatie is een methode waarbij de technische omgeving, noodzakelijk voor het uitvoeren van oude toepassingsprogramma ‘s, binnen een nieuwe technische omgeving wordt gereconstrueerd, waardoor de oude toepassingen en bestanden operationeel kunnen blijven. Emulatie is vooral gericht op het behoud van de oorspronkelijke functionaliteit van computerprogramma’s, met als doel de oorspronkelijke weergave (en functionaliteit) te kunnen realiseren.


Meer informatie en links

Direct aan de slag

Welke aanknopingspunten, bouwstenen en standaarden zijn er waarmee je een vliegende start kunt maken?

→ De Open Preservation Foundation (OPF) is een internationaal samenwerkingsverband dat kennis en technologie ondersteunt voor het toegankelijk houden van digitaal cultureel erfgoed op de lange termijn.
→ De Digital Preservation Coalition publiceert regelmatig Technology Watch rapporten over de technische risico's voor duurzame toegankelijkheidHoudt in dat informatie vindbaar, interpreteerbaar en uitwisselbaar is.
Preservation policy van het Nationaal Archief
Factsheet Duurzame Toegankelijkheid (PDF, 329 kB)
Puzzelstuk.png
Samen leren & zoeken

Er zijn diverse organisaties bezig met de vraagstukken rond digitaal beheer en preservation.

→ De Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid NCDD] is een groep overheidsorganisaties die tot doel een organisatorische en technische infrastructuur tot stand te brengen die waarborgt dat digitale bestanden ook op de lange termijn bruikbaar blijven.
→ Op het Pleio kennisplatform Preservation kunt u kennis en ervaring uitwisselen over vraagstukken rond digitaal beheer en preservation.
Gereedschap.png
Meer informatie & Contact

Voor meer informatie over dit thema:

→ Contact: contact@nationaalarchief.nl
→ Contact: nora@ictu.nl
Contact.png
Persoonlijke instellingen
Naamruimten

Varianten
Handelingen
Hulpmiddelen