Bestaand materiaal Zaakgericht Werken

Voor het ontwikkelen van het katern Zaakgericht Werken inventariseren we bestaand relevant materiaal. Op deze pagina staat een lijst van reeds ontvangen materiaal per bestuurslaag.

Rijk

• Factsheet Uitvoeringsplatform Dienst Regelingen (PDF, 5,5 MB)

Dit document gaat vooral over een applicatielandschap voor Zaakgericht werken. Pagina 11 zegt ook iets over het toegepaste concept. Wat betreft de bij een zaak horende informatie wordt uitgegaan van zowel gestructureerde gegevens (data op pagina 13) als ongestructureerde gegevens (documenten). Onderdeel van de benadering is ook het denken in procespatronen (pagina 27) en bedrijfsregels (pagina 25).

Provincies

• PETRA (Provinciale EnTerprise Referentie Architectuur) (PDF, 1,59 MB)
• Deelarchitectuur Zaakgericht Werken van PETRA (PDF, 885 kB)
• Afbeeldingen behorend bij Deelarchitectuur Zaakgericht Werken van PETRA (PDF, 1,42 MB)

De PETRA-documenten gaan uitgebreid in op Zaakgericht werken. Een zaak is: “een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”. Zaakgericht werken wordt veelal toegepast in de context van dienstverlening aan klanten. In dat geval is ‘de klant’ met zijn vraag de aanleiding voor de zaak en eindigt de zaak met een voor die klant betekenisvol resultaat. Maar ook is de wens geuit Zaakgericht werken uit te werken voor gebruik bij beleidsontwikkeling.

In de context van dienstverlening gaan de provincies er van uit dat zaakinformatie kan bestaan uit informatie over de aanleiding, betrokkene(n) (in- en extern), objecten (waarop de zaak betrekking heeft), documenten, planning, statussen (voortgang), resultaat en besluit. Deze informatie wordt gebundeld in een zaakdossier. Naast ongestructureerde informatie is dus ook gestructureerde informatie van belang voor de zaak, zoals bijvoorbeeld informatie over de procesuitvoering (welke statussen en wanneer, de behandelaars) en de (evt. ruimtelijke) objecten waarop de zaak betrekking heeft zoals een milieu-inrichting, een bodemverontreiniginglocatie, een wegvak of een gebied met bijzondere natuurwaarden. Met Zaakgericht werken worden meerdere doelen nagestreefd: het juist kunnen informeren over de voortgang van de zaak, het monitoren en bewaken van de behandeling van de zaak, het verkrijgen van managementinformatie en het toegankelijk zijn van relevante documenten. Een belangrijk deel van de architectuur over Zaakgericht werken is vastgelegd in principes.

Gemeenten

• GEMMA procesarchitectuur (PDF, 661 kB)
• GEMMA informatiearchitectuur (PDF, 4,84 MB)
• Baseline Informatievoorziening Gemeenten deel 2b: documentaire informatievoorzieningen en (digitaal) zaakgericht werken (PDF, 1,83 MB)
• Het informatiemodel RGBZ (Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens-Zaken), de Zaaktypencatalogus (ZTC 2.0) en met Zaakgericht werken verbonden koppelingen.

Gemeenten hebben veel materiaal over Zaakgericht werken, onder andere in GEMMA, de gemeentelijke referentiearchitectuur voor gemeenten die in beheer is bij KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten. Niet alleen is het concept uitgewerkt, er zijn ook standaarden voor Zaakgericht werken beschikbaar. Het RGBZ is een informatiemodel voor Zaakgericht werken en de ZTC 2.0 is de standaard voor werken met een zaaktypencatalogus. Een operationele ZTC bevat parameters per zaaktype die de uitvoering van zaakgericht werken bepalen of die de geautomatiseerde uitvoering zelfs digitaal aansturen. Deze standaarden worden ook in andere bestuurslagen gebruikt. Zo noemt PETRA het RGBZ ook; en wordt het concept ZTC onder andere toegepast bij Regionale Uitvoeringsdienten, samenwerkingsverbanden tussen verschillende bestuurslagen in de milieusector. Zie bijvoorbeeld de Zaaktypencatalgus van de Omgevingsdienst Haaglanden.

Manifestgroep

• Architectuur Informatievoorziening voor Operationele Procesbesturing (PDF, 389 kB) van het UWV

Ook het UWV benoemt een zaak als 'een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden'. De aan een zaak gekoppelde zaakkenmerken en informatie vormen tezamen een virtueel zaakdossier. Vervolgens wordt Zaakgericht werken toegespitst op dienstverlening gericht op externe klanten. Men gaat er van uit dat de indeling van een zaak bestaat uit voor een klant herkenbare stappen. Een zaak is verbonden met een bedrijfsproces, maar niet hetzelfde als een bedrijfsproces en dat geldt ook voor het bij een zaak horende zaakdossier. Het zaakdossier omvat:

• geregistreerde statusinformatie over de behandeling van de zaak en de procesgegevens (welke organisatie-eenheden en medewerkers hebben welke processtappen uitgevoerd en wie hebben wanneer welke besluiten genomen);
• archiefwaardige documenten in het elektronisch archief, zoals formulieren en brieven, rapporten, analyses, berekeningen en besluiten;
• gestructureerde basisgegevens van de klant in basisregistraties.

Publicaties

• Patty van Alebeek in iBestuur: Zaakgericht werken: wat levert het op?
• Adrie Spruit in Od: Zaakgericht werken in ketens (PDF, 637 kB)

Over hoe organisaties zaakgericht werken in ketens kunnen toepassen is nog niet veel uitgewerkt. Deze publicatie verkent het terrein. Uitgangspunt daarbij is dat samenwerken niet alleen gaat over het delen en uitwisselen van informatie, maar ook over het verbinden van werkprocessen. Daarbij kan Zaakgericht werken het onderliggende concept zijn. Of misschien nog beter geformuleerd: het frame dat over de processen heen processen en organisaties verbindt.

De publicatie verkent het thema aan de hand van samenwerken in de milieuketen en de rol daarbij van Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD’s). Een belangrijk vraagstuk bij samenwerken is de verdeling van verantwoordelijkheden. Die hebben onder andere betrekking op de klantcontacten, de regie over het proces, het vormen van een zaakdossier en archivering. Daarbij is ook de keuze aan de orde voor een gezamenlijk dossier op ketenniveau of meerdere dossiers op het niveau van de afzonderlijke samenwerkende organisaties. Beide varianten hebben voor- en nadelen en stellen eisen.

De publicatie gaat ook in op de rol van een zaaktypencatalogus (ZTC). Een ZTC bevat parameters die de uitvoering van het proces en de bijbehorende informatievoorziening aansturen. Daardoor is een ZTC ook geschikt als instrument voor het vastleggen van afspraken over de wijze van samenwerken.

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Een beschrijving van een complex geheel, en van de principes die van toepassing zijn op de ontwikkeling van het geheel en zijn onderdelen.