Toepassen van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling: verschil tussen versies

Uit NORA Online
Naar navigatie springen Naar zoeken springen
(x)
(met Beleidsontwikkeling ZGW)
 
(9 tussenliggende versies door 3 gebruikers niet weergegeven)
Regel 1: Regel 1:
{{Concept}}
{{Zaakgericht Werken}}
 
Zaakgericht werken is met name bekend voor dienstverleningsprocessen met een duidelijk begin en einde. Of zaakgericht werken ook geschikt is voor andersoortige processen, zoals bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, is een veel gestelde vraag. Het antwoord hierop is dat het in algemene zin prima kan, maar dat er wel een paar belangrijke aandachtspunten zijn op het gebied van bijvoorbeeld de inrichting en implementatie.


==Kan dat: Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling?==
==Kan dat: Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling?==
Regel 5: Regel 7:


In principe kun je Zaakgericht werken toepassen indien:
In principe kun je Zaakgericht werken toepassen indien:
* sprake is van een hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, en dus ook met een begin en een einde;
* er sprake is van een hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, en dus ook met een begin en een einde;
* de uitvoering van het proces op hoofdlijnen een vast patroon volgt. Oftewel: kan het bij de zaak horende proces worden opgedeeld in min of meer standaard brokstukken uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen?
* de uitvoering van het proces op hoofdlijnen een vast patroon volgt. Oftewel: kan het bij de zaak horende proces worden opgedeeld in min of meer standaard brokstukken van uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen?
Het reserveren en toegewezen krijgen van een vergaderruimte - een intern ondersteunend proces - voldoet aan die twee voorwaarden. Maar ook veel beleidsontwikkelende processen, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een milieubeleidsplan. Want veel beleidsontwikkelprocessen verlopen volgens een vast patroon. Na het ontvangen van de opdracht is sprake van een verkenning of oriëntatie, er wordt informatie verzameld, waarna een analyse volgt, het formuleren begint en dat weer uitmondt in besluitvorming en oplevering van het resultaat.
 
Niet alle beleidsontwikkelende processen hebben een duidelijk begin en einde en volgen een vast patroon. Er zijn dus uitzonderingen. Als het bijvoorbeeld gaat om zoiets als 'het volgen van ontwikkelingen in een bepaald beleidsveld', een doorlopend proces, dan is Zaakgericht werken niet mogelijk, en ook niet zinvol. 
 
==Hoe kan ik Zaakgericht werken voor beleidsontwikkeling inrichten?==
Allereerst moeten aanleiding en resultaat worden bepaald. Het ligt voor de hand dat de aanleiding bestaat uit het ontvangen van een opdrachtformulering. In zeker een belangrijk deel van de gevallen zal dat een  interne opdracht zijn. Een opdracht markeert dus het begin van een zaak.
Evenzeer ligt het voor de hand het resultaat te koppelen aan het opleveren van het te ontwikkelen beleidsproduct. Dat markeert dus het einde van een zaak voor het ontwikkelen van beleid.
 
Vervolgens is de vraag aan de orde hoe een beleidsontwikkelproces in te delen naar opeenvolgende brokstukken uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen.
Zaakgericht werken biedt organisaties de ruimte om eigen keuzen te maken bij het indelen van het proces in processtappen en bijbehorende statussen. Maar het niet moeilijk om daarvoor al suggesties te doen. Daarvoor kijken we eerst naar de zogenoemde beleidscyclus. Die kunnen we als volgt beschrijven:
* agendavorming (wat gaan we doen?);
* beleidsontwikkeling;
* beleidsimplementatie;
* beleidsuitvoering;
* evaluatie.
Na evaluatie begint op enig moment weer een nieuwe cyclus, met eerst agendavorming en vervolgens het ontwikkelen van nieuw beleid of het bijstellen van bestaand beleid. Andere varianten zijn ook mogelijk. Google op 'beleidscyclus', kies voor afbeeldingen en er wordt een omvangrijke verzameling van modellen zichtbaar.
 
De beleidscyclus gaat ook over beleidsuitvoering en dus over meer dan alleen beleidsontwikkeling. Als we daarop nu inzoomen, zijn wederom meerdere varianten mogelijk. Een zo'n variant is de volgende reeks:
* ontvangen opdracht;
* verzamelen informatie;
* analyseren;
* afstemmen;
* formuleren van het beleidsproduct;
* besluitvorming;
* opleveren beleidsproduct.
Aan het ontvangen van de opdracht kan vooraf gaan dat de opdrachtnemer zelf de opdrachtformulering moet schrijven.
Soms is na het ontvangen van de opdracht sprake van een oriëntatie op de inhoud van de opdracht en wel of niet acceptatie van de opdracht.


Het reserveren en toegewezen krijgen van een vergaderruimte - een intern ondersteunend proces - voldoet aan die twee voorwaarden. Maar ook veel beleidsontwikkelende processen, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een milieubeleidsplan. Want veel beleidsontwikkelprocessen verlopen volgens een vast patroon. Na het ontvangen van de opdracht is sprake van een verkenning of oriëntatie, er wordt informatie verzameld, waarna een analyse volgt, het formuleren begint en geëindigd wordt met een vastgesteld beleidsplan als resultaat.


Maar het kan ook simpeler, bijvoorbeeld met de volgende reeks processtappen:
Niet elk beleidsontwikkelend proces heeft een duidelijk begin en einde of volgt een vast patroon. Bijvoorbeeld 'het volgen van ontwikkelingen in een bepaald beleidsveld'. Dit lijkt een doorlopend proces, maar op een gegeven moment kunnen hieruit weldegelijk opdrachten voortkomen die beschouwd kunnen worden als het begin van een zaak. En dat geldt ook voor het mogelijke ontbreken van een vast patroon binnen het proces. Als meerdere van dit soort processen naast elkaar worden gelegd en vanuit een wat hoger abstractieniveau worden bezien op overeenkomsten en verschillen, dan ontwaart zich in het algemeen toch een soort van minimaal patroon.
* ontvangen opdracht;
* formuleren beleidsproduct;
* besluitvorming;
* opleveren beleidsproduct.


Telkens na het afronden van een processtap wordt een nieuwe status ingevoerd. Die markeert de overgang naar de volgende processtap.
Op grond hiervan kan worden gesteld dat (ook) beleidsontwikkelende processen zich lenen voor zaakgericht werken.


De combinatie van processtap en te bereiken status kan er - hier in de simpele variant - als volgt uit zien:
{| class="wikitable"
|-
! style="text-align:left;"|Processtap !! style="text-align:left;"|Te bereiken status
|-
| Ontvangen opdracht || Opdracht ontvangen
|-
| Formuleren beleidsproduct || Beleidsproduct geformuleerd
|-
| Besluitvorming || Beleidsproduct vastgesteld
|-
| Opleveren beleidsproduct || Beleidsproduct opgeleverd


|}
==Lees verder==
==Implementatie==
* [[Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling inrichten|Hoe kan ik zaakgericht werken voor beleidsontwikkeling inrichten?]]
Het ontwerpen en inrichten gebeurt op zaaktypeniveau. Op dat niveau wordt gestandaardiseerd: hoe ziet het proces er uit, welke informatie is bij welke procestap nodig, waaraan moet voldaan zijn om een nieuwe status te zetten en door te gaan naar de volgende processtap, wanneer wordt welke informatie gearchiveerd enzovoort. Hoewel zoveel mogelijk wordt gestandaardiseerd, kan het nodig zijn om voor het totaal aan beleidsontwikkelende processen niet één maar met enkele zaaktypen in te richten.
* [[Aandachtspunten voor de implementatie van zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling]]
Het ontwerpen en inrichten gebeurt bij voorkeur in een multidisciplinair team waarin minimaal de proceseigenaar, een uitvoerder/gebruiker, een adviseur processen/zaakgericht werken en een ICT-er. De proceseigenaar is iemand op management- of coördinerend niveau, de uitvoerder/gebruiker is een beleidsmedewerker die actief is in de uitvoering van het proces beleidsontwikkeling en die vanuit die rol ook kandidaat-gebruiker is van het te gebruiken ondersteunende zaaksysteem.
[[Categorie:Beleidsontwikkeling ZGW]]

Huidige versie van 14 apr 2021 om 14:06


Zaakgericht Werken
Onderdeel van
Thema's
Contact
Ellen van der Steen
e.vandersteen@apeldoorn.nl
Status
Actueel


Zaakgericht werken is met name bekend voor dienstverleningsprocessen met een duidelijk begin en einde. Of zaakgericht werken ook geschikt is voor andersoortige processen, zoals bijvoorbeeld beleidsontwikkeling, is een veel gestelde vraag. Het antwoord hierop is dat het in algemene zin prima kan, maar dat er wel een paar belangrijke aandachtspunten zijn op het gebied van bijvoorbeeld de inrichting en implementatie.

Kan dat: Zaakgericht werken bij beleidsontwikkeling?[bewerken]

Bij de overheid wordt Zaakgericht werken vooral nog toegepast bij dienstverleningsprocessen. Als een zaak een hoeveelheid werk is met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, dan is bij dienstverlening een aanvraag vaak de aanleiding en het te leveren product, bijvoorbeeld een vergunning, het resultaat. Maar hoe zit dat bij andere dan dienstverleningsprocessen?

In principe kun je Zaakgericht werken toepassen indien:

  • er sprake is van een hoeveelheid werk met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat, en dus ook met een begin en een einde;
  • de uitvoering van het proces op hoofdlijnen een vast patroon volgt. Oftewel: kan het bij de zaak horende proces worden opgedeeld in min of meer standaard brokstukken van uit te voeren werk, de zogenoemde fasen of processtappen met daaraan gekoppelde statussen?

Het reserveren en toegewezen krijgen van een vergaderruimte - een intern ondersteunend proces - voldoet aan die twee voorwaarden. Maar ook veel beleidsontwikkelende processen, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een milieubeleidsplan. Want veel beleidsontwikkelprocessen verlopen volgens een vast patroon. Na het ontvangen van de opdracht is sprake van een verkenning of oriëntatie, er wordt informatie verzameld, waarna een analyse volgt, het formuleren begint en geëindigd wordt met een vastgesteld beleidsplan als resultaat.

Niet elk beleidsontwikkelend proces heeft een duidelijk begin en einde of volgt een vast patroon. Bijvoorbeeld 'het volgen van ontwikkelingen in een bepaald beleidsveld'. Dit lijkt een doorlopend proces, maar op een gegeven moment kunnen hieruit weldegelijk opdrachten voortkomen die beschouwd kunnen worden als het begin van een zaak. En dat geldt ook voor het mogelijke ontbreken van een vast patroon binnen het proces. Als meerdere van dit soort processen naast elkaar worden gelegd en vanuit een wat hoger abstractieniveau worden bezien op overeenkomsten en verschillen, dan ontwaart zich in het algemeen toch een soort van minimaal patroon.

Op grond hiervan kan worden gesteld dat (ook) beleidsontwikkelende processen zich lenen voor zaakgericht werken.


Lees verder[bewerken]

Een samenhangende hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd eindresultaat, waarvan kwaliteit, voortgang en doorlooptijd inzichtelijk zijn en bewaakt worden.

Overgenomen van "https://www.noraonline.nl/index.php?title=Toepassen_van_zaakgericht_werken_bij_beleidsontwikkeling&oldid=49103"